Regulamin uczestnictwa

W Kongresie KINGS organizowanym przez Konfederację Korony Polskiej.

Regulamin uczestnictwa

W Kongresie KINGS organizowanym przez Konfederację Korony Polskiej.

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady rejestracji, uczestnictwa oraz organizacji wydarzeń prowadzonych pod nazwą KINGS („Wydarzenie” albo „Wydarzenia”).
  2. Wydarzenia KINGS są organizowane w miastach wojewódzkich na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w terminach, lokalizacjach i formule każdorazowo wskazanych na stronie internetowej Wydarzenia lub w materiałach informacyjnych Organizatora.
  3. Organizatorem Wydarzeń jest PREMIUM-MEDIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Częstochowie, adres: ul. Jagiellońska 59/65, 42-229 Częstochowa, NIP: 5732941609, KRS: 0001020348, REGON: 524498997 („Organizator”).
  4. Organizator może korzystać z know-how, koncepcji programowej, doświadczeń organizacyjnych, standardów oraz materiałów wypracowanych przy konferencjach Korony Polskiej, w szczególności w zakresie formuły merytorycznej, układu paneli, komunikacji, zasad obsługi uczestników i logistyki wydarzenia.
  5. Wydarzenia mogą mieć charakter konferencyjny, edukacyjny, networkingowy, społeczny, kulturalny lub ekspercki. Szczegółowy program, tematyka, lista prelegentów, harmonogram oraz dostępne kategorie uczestnictwa są publikowane osobno dla każdego Wydarzenia.
  6. Uczestnictwo w Wydarzeniu oznacza akceptację Regulaminu oraz zobowiązanie do jego przestrzegania.

2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

  1. Organizator – PREMIUM-MEDIA sp. z o.o. wskazana w pkt 1 ust. 3 Regulaminu.
  2. Wydarzenie – pojedyncze wydarzenie KINGS organizowane przez Organizatora w danym mieście, terminie i lokalizacji.
  3. Strona internetowa – strona www.kings.org.pl lub inna strona wskazana przez Organizatora jako oficjalna strona rejestracji lub informacji o Wydarzeniu.
  4. Uczestnik – osoba fizyczna, która dokonała zgłoszenia udziału w Wydarzeniu i została dopuszczona do udziału przez Organizatora.
  5. Zgłoszenie – formularz rejestracyjny, zamówienie biletu, rezerwacja miejsca lub inna forma zgłoszenia udziału przewidziana przez Organizatora.
  6. Bilet / wejściówka – imienne lub nieimienne potwierdzenie uprawnienia do udziału w Wydarzeniu, w formie elektronicznej lub papierowej.
  7. Partner merytoryczny / partner organizacyjny – podmiot współpracujący z Organizatorem przy przygotowaniu, promocji, obsłudze lub realizacji Wydarzenia, niebędący Organizatorem, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

3. Charakter Wydarzenia

  1. Wydarzenie ma charakter zamknięty, a udział w nim wymaga wcześniejszego zgłoszenia, uzyskania potwierdzenia udziału albo posiadania ważnego biletu lub wejściówki.
  2. Liczba miejsc na Wydarzeniu oraz w poszczególnych salach, panelach, warsztatach lub częściach programu jest ograniczona. Organizator może określić limit uczestników dla całego Wydarzenia oraz odrębne limity dla poszczególnych części programu.
  3. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia albo odmówić udziału w Wydarzeniu w szczególności w przypadku:
    1. wyczerpania limitu miejsc,
    2. podania nieprawdziwych lub niepełnych danych,
    3. naruszenia Regulaminu przy wcześniejszych wydarzeniach,
    4. uzasadnionego zagrożenia bezpieczeństwa, porządku lub prawidłowego przebiegu Wydarzenia,
    5. braku spełnienia warunków uczestnictwa wskazanych dla danego Wydarzenia.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do prowadzenia selekcji zgłoszeń, jeżeli wynika to z ograniczonej pojemności obiektu, bezpieczeństwa, charakteru Wydarzenia albo wymogów organizacyjnych.

4. Rejestracja i udział w Wydarzeniu

  1. Rejestracja na Wydarzenie odbywa się za pośrednictwem Strony internetowej, formularza udostępnionego przez Organizatora, systemu sprzedaży biletów, poczty elektronicznej albo innego kanału wskazanego przez Organizatora.
  2. Podczas rejestracji Uczestnik zobowiązany jest podać prawdziwe, aktualne i kompletne dane, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane wymagane w formularzu rejestracyjnym.
  3. Organizator może uzależnić udział w Wydarzeniu od potwierdzenia zgłoszenia, okazania biletu, dokumentu tożsamości, identyfikatora lub spełnienia innych warunków organizacyjnych wskazanych przed Wydarzeniem.
  4. Jeżeli program Wydarzenia obejmuje panele, warsztaty lub sesje z ograniczoną liczbą miejsc, Uczestnik może zostać poproszony o wybór konkretnych części programu podczas rejestracji.
  5. Możliwość późniejszej zmiany wybranych paneli, warsztatów lub sesji zależy od dostępności miejsc i decyzji Organizatora.
  6. Brak możliwości rejestracji stacjonarnej w dniu Wydarzenia.
  7. Uczestnik powinien przybyć na miejsce Wydarzenia z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwiającym weryfikację zgłoszenia i odbiór identyfikatora, jeżeli jest wymagany.

5. Opłaty, bilety i zasady płatności

  1. Udział w Wydarzeniu jest odpłatny, zgodnie z informacjami opublikowanymi przez Organizatora dla danego Wydarzenia.
  2. Cena biletu, zakres świadczeń objętych biletem, dostępne kategorie biletów oraz zasady wystawiania faktur są wskazywane w procesie rejestracji lub sprzedaży.
  3. Bilet lub wejściówka uprawnia do udziału wyłącznie w Wydarzeniu, terminie, lokalizacji i zakresie wskazanym przy rejestracji albo na bilecie.
  4. Organizator może przewidzieć pule biletów, bilety promocyjne, kody rabatowe, zaproszenia specjalne lub bezpłatne wejściówki.
  5. W przypadku płatności dokonywanych na rzecz Organizatora, podmiotem przyjmującym płatność jest PREMIUM-MEDIA sp. z o.o.
  6. Wpłaty dokonywane za udział w Wydarzeniu nie są darowizną na rzecz partii politycznej ani formą finansowania działalności partii politycznej. Regulamin dotyczy wydarzeń organizowanych przez PREMIUM-MEDIA sp. z o.o.
  7. Zasady zwrotu opłat, anulowania biletu oraz przeniesienia biletu na inną osobę określa pkt 6 Regulaminu oraz informacje podane przy sprzedaży danego biletu.

6. Rezygnacja, zwroty i zmiany zgłoszenia

  1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Wydarzeniu, przesyłając Organizatorowi informację na adres e-mail wskazany dla danego Wydarzenia.
  2. W przypadku Wydarzeń odpłatnych zasady zwrotu ceny biletu są następujące, o ile przy sprzedaży biletu nie wskazano korzystniejszych zasad:
    1. rezygnacja zgłoszona najpóźniej na 20 dni przed datą Wydarzenia – zwrot 100% ceny biletu,
    2. rezygnacja zgłoszona od 19. do 7. dnia przed datą Wydarzenia – zwrot 50% ceny biletu,
    3. rezygnacja zgłoszona później niż 7 dni przed datą Wydarzenia albo nieobecność Uczestnika – brak zwrotu ceny biletu.
  3. Jeżeli Uczestnik jest konsumentem i zawarł umowę na odległość, mogą przysługiwać mu uprawnienia wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności z ustawy o prawach konsumenta, z uwzględnieniem wyjątków dotyczących usług związanych z wydarzeniami, wypoczynkiem, rozrywką, sportem lub kulturą świadczonych w oznaczonym dniu lub okresie.
  4. Organizator może umożliwić zmianę danych Uczestnika lub przeniesienie biletu na inną osobę, o ile zostanie to zgłoszone najpóźniej w terminie wskazanym przez Organizatora i nie narusza zasad bezpieczeństwa, akredytacji lub limitów miejsc.
  5. Zwrot środków następuje tą samą metodą płatności, którą dokonano zakupu, chyba że strony uzgodnią inaczej albo techniczna obsługa płatności wymaga innej procedury.
  6. Opłaty manipulacyjne operatorów płatności, jeżeli zostały wyraźnie wskazane jako bezzwrotne, mogą nie podlegać zwrotowi w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

7. Zmiany programu, miejsca lub terminu Wydarzenia

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu, harmonogramu, kolejności wystąpień, tematów paneli, sal, prelegentów, prowadzących, partnerów, lokalizacji w obrębie tego samego miasta lub innych elementów organizacyjnych Wydarzenia.
  2. Zmiany niewpływające istotnie na możliwość udziału w Wydarzeniu nie stanowią podstawy do zwrotu ceny biletu ani dochodzenia roszczeń wobec Organizatora.
  3. W przypadku odwołania Wydarzenia przez Organizatora Uczestnikowi, który nabył odpłatny bilet, przysługuje zwrot ceny biletu albo możliwość przeniesienia udziału na inny termin, zgodnie z informacją przekazaną przez Organizatora.
  4. W przypadku zmiany terminu Wydarzenia Uczestnik może zachować bilet na nowy termin albo wystąpić o zwrot ceny biletu w terminie wskazanym przez Organizatora w komunikacie o zmianie terminu.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty dodatkowe poniesione przez Uczestnika w związku z udziałem w Wydarzeniu, w szczególności koszty podróży, noclegu, wyżywienia lub utraconych korzyści, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

8. Zasady bezpieczeństwa i porządku

  1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania Regulaminu, przepisów prawa, zasad bezpieczeństwa obowiązujących w obiekcie oraz poleceń Organizatora, obsługi technicznej, ochrony, służb porządkowych i administratora obiektu.
  2. Uczestnik zobowiązany jest do zachowania nienaruszającego praw innych osób, porządku publicznego, dobrych obyczajów oraz prawidłowego przebiegu Wydarzenia.
  3. Uczestnicy są zobowiązani do noszenia w widocznym miejscu identyfikatorów, opasek lub innych oznaczeń przekazanych przez Organizatora, jeżeli są one wymagane.
  4. Zabronione jest wnoszenie na teren Wydarzenia:
    1. broni, materiałów wybuchowych, pirotechniki i innych przedmiotów niebezpiecznych,
    2. alkoholu, środków odurzających, substancji psychotropowych i podobnie działających,
    3. przedmiotów mogących zakłócić przebieg Wydarzenia lub zagrażać bezpieczeństwu,
    4. materiałów reklamowych, promocyjnych lub agitacyjnych bez uprzedniej zgody Organizatora.
  5. Organizator może odmówić wstępu albo usunąć z terenu Wydarzenia osobę, która:
    1. narusza Regulamin,
    2. odmawia stosowania się do poleceń służb porządkowych,
    3. znajduje się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających,
    4. zachowuje się agresywnie, obraźliwie, prowokacyjnie lub zagraża innym osobom,
    5. zakłóca przebieg Wydarzenia,
    6. prowadzi nieuprawnioną działalność handlową, reklamową, promocyjną lub akwizycyjną.
  6. Usunięcie Uczestnika z Wydarzenia z przyczyn wskazanych w Regulaminie nie uprawnia do zwrotu ceny biletu.

9. Materiały reklamowe, promocyjne i działalność zewnętrzna

  1. Bez uprzedniej pisemnej lub mailowej zgody Organizatora zabronione jest umieszczanie, eksponowanie, rozdawanie lub rozpowszechnianie na terenie Wydarzenia jakichkolwiek materiałów reklamowych, promocyjnych, politycznych, handlowych lub informacyjnych, w szczególności banerów, ulotek, plakatów, roll-upów, naklejek, stoisk promocyjnych oraz innych form reklamy.
  2. Organizator może wskazać odrębne zasady dla partnerów, sponsorów, wystawców, mediów lub innych podmiotów współpracujących przy Wydarzeniu.
  3. Prowadzenie sprzedaży, zbiórek, ankiet, rekrutacji, działań marketingowych lub innych działań wobec Uczestników wymaga uprzedniej zgody Organizatora.

10. Foto, wideo i media

  1. Podczas Wydarzenia mogą być wykonywane zdjęcia, nagrania audio oraz nagrania wideo przez Organizatora, osoby działające na jego zlecenie, akredytowane media oraz osoby upoważnione.
  2. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Wydarzenie ma charakter publiczny lub półpubliczny w zakresie relacji fotograficznej i filmowej, a jego wizerunek może zostać utrwalony jako element większej całości, w szczególności publiczności, zgromadzenia, panelu, debaty, warsztatu lub relacji z Wydarzenia.
  3. Materiały foto i wideo mogą być wykorzystywane przez Organizatora w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, promocyjnych, marketingowych, relacyjnych oraz archiwalnych, w szczególności na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, materiałach prasowych i materiałach promujących kolejne wydarzenia KINGS.
  4. Akredytowane media mogą wykonywać zdjęcia, rejestrować materiały wideo oraz prowadzić krótkie wywiady wyłącznie na zasadach określonych przez Organizatora i w miejscach przez niego wskazanych.
  5. Transmisje na żywo, streaming audio lub wideo, relacje live w mediach społecznościowych oraz publikowanie pełnych nagrań wystąpień, paneli lub debat wymaga uprzedniej zgody Organizatora, chyba że Organizator wyraźnie dopuści taką możliwość w komunikacie dotyczącym danego Wydarzenia.
  6. Organizator może ograniczyć lub zakazać nagrywania, fotografowania albo transmisji określonych części Wydarzenia ze względu na bezpieczeństwo, komfort Uczestników, prawa prelegentów, prawa autorskie, ochronę danych osobowych, wymogi partnerów albo prawidłowy przebieg Wydarzenia.
  7. Organizator może cofnąć akredytację medialną lub odmówić dalszego nagrywania osobie naruszającej zasady określone w Regulaminie albo w odrębnych warunkach akredytacji.

11. Odpowiedzialność Organizatora

  1. Organizator odpowiada za należytą organizację Wydarzenia w zakresie wynikającym z Regulaminu oraz przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru, zagubione, zniszczone lub skradzione na terenie Wydarzenia, chyba że szkoda powstała z wyłącznej winy Organizatora.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki niestosowania się przez Uczestników do Regulaminu, poleceń obsługi, przepisów bezpieczeństwa lub zasad obowiązujących w obiekcie.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia Wydarzenia wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności z działania siły wyższej, decyzji organów publicznych, awarii technicznych, przerw w dostawie mediów, zagrożenia bezpieczeństwa, warunków pogodowych lub innych zdarzeń, którym Organizator nie mógł zapobiec mimo dochowania należytej staranności.

12. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące organizacji Wydarzenia, rejestracji, biletu lub płatności można składać na adres e-mail: kings@konfederacjakoronypolskiej.pl albo pisemnie na adres Organizatora.
  2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko zgłaszającego, dane kontaktowe, nazwę i datę Wydarzenia, opis sprawy oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji.
  3. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania, chyba że z uwagi na złożoność sprawy konieczny jest dłuższy termin; w takim przypadku Organizator poinformuje zgłaszającego o przewidywanym terminie odpowiedzi.
  4. Odpowiedź na reklamację zostanie przekazana na adres e-mail wskazany przez zgłaszającego albo w inny uzgodniony sposób.

13. Dane osobowe

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest PREMIUM-MEDIA sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie, adres: ul. Jagiellońska 59/65, 42-229 Częstochowa, NIP: 5732941609, KRS: 0001020348.
  2. Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu:
    1. obsługi rejestracji i udziału w Wydarzeniu,
    2. realizacji umowy dotyczącej udziału w Wydarzeniu,
    3. obsługi płatności, faktur i rozliczeń,
    4. zapewnienia bezpieczeństwa i porządku,
    5. kontaktu organizacyjnego z Uczestnikami,
    6. obsługi reklamacji,
    7. dokumentacji i promocji Wydarzenia, w zakresie obejmującym materiały foto i wideo,
    8. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze.
  3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym podstaw prawnych, okresów przechowywania danych, odbiorców danych oraz praw osób, których dane dotyczą, powinny zostać określone w odrębnej Polityce prywatności lub Klauzuli informacyjnej RODO dostępnej na Stronie internetowej.
  4. Jeżeli w obsłudze Wydarzenia uczestniczą podmioty zewnętrzne, takie jak operator płatności, system rejestracji, obsługa techniczna, ochrona, księgowość, dostawcy hostingu lub narzędzi mailingowych, dane mogą być im powierzane lub udostępniane w zakresie niezbędnym do realizacji Wydarzenia i zgodnie z przepisami prawa.

14. Własność intelektualna

  1. Nazwa KINGS, materiały graficzne, program, koncepcja wydarzenia, opisy paneli, materiały edukacyjne, prezentacje, nagrania oraz inne treści udostępnione w związku z Wydarzeniem mogą podlegać ochronie prawnej, w szczególności na podstawie przepisów o prawie autorskim, znakach towarowych, zwalczaniu nieuczciwej konkurencji lub ochronie dóbr osobistych.
  2. Uczestnik nie jest uprawniony do komercyjnego wykorzystywania materiałów z Wydarzenia bez uprzedniej zgody Organizatora lub właściwego uprawnionego.
  3. Nagrywanie, kopiowanie, rozpowszechnianie lub publikowanie materiałów udostępnionych podczas Wydarzenia może odbywać się wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo, Regulamin lub zgodę Organizatora.

15. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin obowiązuje od momentu publikacji na Stronie internetowej.
  2. Organizator może aktualizować Regulamin, w szczególności z przyczyn organizacyjnych, prawnych, technicznych lub bezpieczeństwa.
  3. Do zgłoszeń dokonanych przed zmianą Regulaminu stosuje się wersję Regulaminu obowiązującą w chwili zgłoszenia, chyba że zmiana jest korzystna dla Uczestnika albo wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  5. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez właściwe sądy powszechne zgodnie z przepisami prawa polskiego.
  6. Kontakt z Organizatorem w sprawach dotyczących Wydarzenia: kings@konfederacjakoronypolskiej.pl, tel. 572 832 431.